Dalam rangka menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, menjamin perlindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan masyarakat serta mendinamiskan sistem kearsipan Pemerintah Kabupaten Sleman maka diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai prinsip, kaidah dan stándar kearsipan sebagaimana dibutuhkan oleh suatu sistem penyelenggaraan kearsipan yang handal. Terkait nilai guna arsip, bahwa fungsi arsip dalam berbangsa dan bernegara sangat menentukan dalam proses pengambilan keputusan. Oleh karena itu, saya harap seluruh jajaran Pemkab Sleman agar turut menjaga dan melestarikan arsipnya dengan baik dan benar serta dijaga kehati-hatiannya, karena ketika arsip itu diproses pemusnahan atau penyusutannya berarti arsip tidak dapat diciptakan kembali sebab memusnahkan arsip berarti menghilangkan atau menghapuskan wujud fisik arsip itu sendiri dan informasi yang ditimbulkan oleh arsip tersebut, oleh sebab itulah sesuai dengan amanat Undang-Undang tidak boleh memusnahkan arsip tanpa dinilai terlebih dahulu melalui prosedur yang benar. Hal tersebut disampaikan Bupati Sleman dalam sambutan tertulis yang dibacakaan Sekda dr. Sunartono,M.Kes pada penandatanganan berita acara pemusnahan Arsip Kepegawaiaan di BKD Selaasa 21 Januari 2014.
Lebih lanjut disampaikan bahwa Arsip sebagai rekaman kegiatan lembaga mempunyai manfaat sebagai bahan pengambilan kebijakan, bukti akuntabilitas kinerja, memori dan identitas serta bahan pertanggungjawaban. Untuk itu arsip perlu dikelola, dipelihara dan diselamatkan agar arsip dapat dimanfaatkan seluas-luasnya untuk kepentingan publik. Namun seiring banyaknya kegiatan tentunya volume arsip terus bertambah. Meski demikian, tidak semua arsip disimpan selamanya sebagai arsip statis, sebagian besar arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna, telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip, tidak ada peraturan perundangan yang melarang dan tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara, harus dimusnahkan.

Pemusnahan arsip telah diamanatkan dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 pasal 52 ayat (1) yang menyatakan bahwa : “Setiap Lembaga Negara dan lembaga yang terkena kewajiban berdasarkan undang-undang ini dilarang melaksanakan pemusnahan arsip tanpa prosedur yang benar. Pemusnahan arsip merupakan tanggungjawab pimpinan pencipta arsip. Adapun prosedur dan tata cara pemusnahan arsip telah diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2012 tentang Pedoman Pemusnahan Arsip.

Adapun tujuan pemusnahan arsip antara lain untuk efisiensi dan efektivitas kerja, serta penyelamatan informasi arsip itu sendiri dari pihak-pihak yang tidak berhak untuk mengetahuinya. Yang menjadi pertimbangan mendasar dalam pemusnahan arsip yaitu harus memperhatikan kepentingan masyarakat, bangsa dan negara. Pemerintah Kabupaten Sleman di tahun 2013 yang lalu telah memproses pengajuan persetujuan pemusnahan arsip kepegawaian ke Arsip Nasional Republik Indonesia dan telah disetujui yaitu dengan Surat Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia. Berdasarkan surat persetujuan dari Arsip Nasional Republik Indonesia tersebut maka ditetapkan Surat Keputusan Bupati Sleman Nomor 523/Kep.KDH/A/2013 tanggal 18 Desember 2013 tentang Pemusnahan Arsip Kepegawaian.
Sedangkan kepala Kantor Arsip Daerah Dra. Hj. Sudarningsih, Msi pada kesempatan tersebut melaporkan bahwa maksud dan tujuan pemusnahaan arsip tersebut untuk mengurangi volume arsip yang tidak mempunyai nilai guna sehingga dapat diketahui arsip-arsip yang bernilai guna dapat diselamatkan daan arsip yang tidak memiliki nilai guna dapat dimuasnahkan sesuai peraturan perundangt-undangan yang berlaku, dan untuk efisiensi sarana dan prasaarana serta memudahkan penemuan kembali arsip.Sasaran pemusnahan arsip adalah arsip kepegaawaian milik BKD yang sudah tidak memiliki nilai guna primer dan sekunder antara lain Arsip tentang laaporan Diklat Pegawai, aarsip tentang daftar hadir, arsip tentang permohonan satya lancana, arsip tentang ijin belajar, laporan selesai tugas belajar dan arsip tentang Dupak guru. Sementara metode pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga tidak dikenal lagi baik fisik maaupun informasinya dengan cara metode kimiawi (peleburan kertas) beklerjasama dengan UD. Samak Jaya Karton di Magelang. Sedang arsip kepegawaian yang dimuasnahkan sebanyak 7.488 berkas dan 3.377 buku, sebagimana tercantum dalam daftar arsip musnah.

Pemusnahan ditandai dengan penandatanganan berita acaara oleh Kepala Arsip Daerah Kabupaten Sleman dan pimpinan UD Samak Jaya Karton dan sebagai saksi Kepala BKD Drs. Iswoyo Hadiwarno, Kepala Inspektur Kabupaten Suyono, SH. M.Hum, Kepala Bagian Hukum Hery Dwikuryanto, SH.M.Hum dan disaksikan Sekda Sleman. Disamping itu juga penyerahan arsip yang dimusnahkan oleh Sekda daan diterima Kepala Arsip Daerah dan pemusnahan arsip di UD Samak Jaya Karton di Bojong Mungkit Magelang yang dimulai oleh Kepala Inspektur Kabupaten dan diikuti oleh Kepala Arsip Daerah.